Tale innovazione produce impatti anche sulle fatture che i dipendenti espongono a rimborso nelle diverse circostanze (trasferta, spese di produzione, spese di rappresentanza).

Sul piano pratico, questo significa che:

• le fatture per beni e/o servizi pagati direttamente dai dipendenti, oltre a indicare imponibile, aliquota IVA, imposta e totale fattura, dovranno contenere obbligatoriamente l’indicazione “split payrnent” oppure “scissione dei pagamenti”]
• l’importo da pagare materialmente per tale fattura è quindi pari airimponibile oltre ai costi accessori sui quali non si applica IVA (quali tasse di soggiorno e/o penali, ad esempio per partenza anticipata) e non al totale fattura, secondo la logica evidenziata nella tabella seguente:

fattura tradizionale (fino al 30 giugno 2017)

Totale da pagare € 212,50

fattura “split payment” (dal 1 luglio 2017) 

"Scissione dei pagamenti"

Totale da pagare € 202,50

Nel caso ante 30 giugno il dipendente dovrà versare Euro 212,50 (inclusi Euro 10 di IVA applicata al pernottamento); nell’altro caso dovrà versare Euro 202,50 (pernottamento senza IVA, tassa di soggiorno e penale).

Gli elementi costitutivi della fattura sono i medesimi, ma lo “split payment” determina che il dipendente non debba materialmente versare l’IVA all'atto del pagamento.
L’imposta dovuta (nell’esempio pari a Euro 10) verrà infatti direttamente liquidata da Rai, una volta ricevuto il documento originale. Si rammenta al riguardo la necessità, una volta liquidata la nota spese, di:

• dal 1° luglio, inviare gli originali delle fatture (unitamente a copia del Foglio di Viaggio) alla Direzione Amministrazione e Finanza - Ciclo Passivo - via Cavalli, 6 Torino, e non più agli uffici di Roma della medesima Direzione;
• conservare in nota spese copia delle fatture inviate.

L'applicazione di tale regime non produce vantaggi per Rai; esso agevola l’Erario nell'incasso dell’IVA dovuta ed è comunque neutrale nei confronti dei dipendenti, salvo l’onere di richiedere fatture conformi alla nuova normativa.

Si sottolinea al riguardo che:

• la fattura è richiesta per il rimborso di spese di importo superiore Euro 33 (riferito al totale fattura); tale limite-soglia si intende applicabile a trasferte, spese di produzione (limite introdotto dal 1° luglio 2017 ed in precedenza non previsto) e spese di rappresentanza (senza riguardo alla eventuale diversa aliquota IVA);
• l’emissione di giustificativi fiscali intestati a Rai è consentita unicamente per ragioni di servizio; essi devono essere presentati a rimborso allegati alla relativa richiesta debitamente sottoscritta nei termini e nelle forme previste. In particolare quanto ai tempi:
  • spese di trasferta; la documentazione deve essere presentata entro 10 giorni dalia conclusione della missione o dal rientro in sede;
  • spese di produzione: la documentazione deve essere presentata tempestivamente e comunque entro il 31 dicembre dell’esercizio di riferimento;
  • spese di rappresentanza: non essendo fissato un termine, la documentazione va presentata al più presto, senza ritardi ingiustificati;
• l’emissione di fatture non conformi (vale a dire fatture non emesse come “split payment" dal 1° luglio 2017) determinerà un danno economico all'Azienda per l’impossibilità di detrarre l’IVA relativa a tali fatture (cfr. oltre);
• il nuovo regime si applica alle fatture emesse in Italia a partire dal 1° luglio 2017; non rilevano al riguardo altri criteri quali l’inizio della missione o la data di effettiva fruizione dei servizi. Una fattura emessa il 1° luglio per pernottamenti precedenti dovrà indicare “split payment1’ (per i pasti è tipicamente contestuale; nel caso di pasti fatturati congiuntamente al pernottamento vale la data di emissione fattura);
• gli esercenti sono tenuti a conoscere ed applicare tale normativa e, in particolare, gli alberghi convenzionati sono stati allertati da Rai al fine di prevenire disagi in fase di check-out. Prima di fruire dei servizi o acquistare i beni è comunque opportuno verificare che il fornitore applichi la normativa.

Per quanto riguarda il trattamento delle fatture nel sistema trasferte (transazione DNOF) da parte dei colleghi addetti, esse vanno segnalate come segue:

• fatture “split payment” emesse dal 1° luglio 2017, dovranno essere indicate con la lettera “S”, di nuova introduzione;
• fatture emesse fino al 30 giugno 2017 incluso dovranno essere indicate con la lettera “F, indipendentemente dalla data di elaborazione della nota spese;
• fatture emesse dal 1° luglio 2017 e non “split payment”, dovranno essere indicate con la lettera "R" e saranno assoggettate a penale se di importo superiore a 33 Euro.

Nei primi tre mesi di applicazione (e pertanto fino al 30 settembre 2017 incluso, riferito alla data di emissione fattura), nei limitati ed eccezionali casi in cui il dipendente in missione - pur adottando le cautele previste - non abbia potuto ottenere un giustificativo conforme alla normativa, la Direzione scrivente, valutate le circostanze, potrà disporre lo storno della penale.
Si prega di dare la massima e tempestiva diffusione a tutti i colleghi. Informazioni e indicazioni di ulteriore dettaglio potranno essere pubblicati direttamente sul portale intranet RaiPlace.
In allegato, per comodità di consultazione, un facsimile di fattura “split payment” ad uso dei colleghi interessati.
Cordiali saluti.